Política de Tratamiento de la Información
En FGS Fondo de Garantías S.A. - garantisa adoptamos la presente política para el debido tratamiento de los datos personales de nuestros titulares, en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, garantizando la dignidad humana y el derecho fundamental al Habeas Data.
01 Identificación del Responsable del Tratamiento
FGS Fondo de Garantías S.A. (en adelante garantisa) actúa como Responsable del Tratamiento de los datos recolectados en el desarrollo de su objeto social y comercial:
Razón Social
FGS Fondo de Garantías S.A.
NIT
804.004.325-3
Dirección Principal
Calle 55A No. 29-53, Bucaramanga, Santander
Teléfono de Contacto
607-6801040
Correo Electrónico de Contacto
02 Definiciones Clave
Para una adecuada comprensión y aplicación de la presente política de protección y tratamiento de datos personales, se definen los siguientes conceptos de acuerdo con la normatividad legal vigente:
03 Aspectos Generales de la Política
i. ¿Quiénes son los Titulares del Tratamiento?
Son aquellas personas naturales que pueden autorizar a garantisa a efectuar el tratamiento de su información personal:
Empleados
Personas naturales bajo un contrato de trabajo con garantisa.
Aspirantes
Personas en procesos de selección de personal.
Practicantes
Personas naturales en relación de aprendizaje.
Contratistas
Personas naturales o jurídicas que prestan servicios autónomamente.
Visitantes
Personas naturales que acuden a las instalaciones físicas de la entidad.
Clientes
Personas naturales beneficiarias directas de nuestros servicios.
Usuarios
Personas con créditos vigentes u otras relaciones contractuales con clientes.
Junta Directiva
Miembros del máximo órgano de decisión administrativa.
Proveedores
Personas naturales o jurídicas que suministran bienes o insumos.
Núcleo Familiar
Familiares del talento humano de la Organización.
Terceros
Personas naturales que fungen como garantías personales.
Clientes Potenciales
Personas que posiblemente contratarán servicios en el futuro.
ii. ¿Qué tipo de datos personales existen?
La ley colombiana categoriza los datos personales atendiendo a su grado de intimidad y necesidad de protección especial:
Dato privado
Están relacionados con el ámbito más íntimo y privado de las personas.
Dato público
Es el dato calificado por la ley o constitución como tal, no es semiprivado ni privado.
Dato semiprivado
Interesan a un sector de personas. Ej: datos financieros, crediticios, académicos o laborales.
Datos sensibles
Afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, orientación política, etc.).
iii. Principios del Tratamiento de Datos
Toda la recolección, almacenamiento y administración de información personal en garantisa se fundamenta en los siguientes principios básicos constitucionales:
Legalidad
Sujeto a las normas y disposiciones legales de protección de datos personales.
Finalidad
Se indicará al titular el fin legítimo e informado para el tratamiento de sus datos.
Libertad
Requiere consentimiento previo, expreso, libre e informado del Titular; no se divulgan sin autorización.
Veracidad o Calidad
La información tratada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
Transparencia
Garantiza el derecho del titular a obtener información de sus datos sin restricciones.
Acceso y Circulación Restringida
No estarán disponibles a terceros sin autorización o mandato legal.
Seguridad
Medidas técnicas, humanas y administrativas para resguardar la información de adulteraciones o pérdidas.
Confidencialidad
Garantiza que todas las personas que intervengan en el tratamiento guarden reserva profesional.
iv. Derechos de los Titulares
El titular cuenta con plenas garantías legales. Puede ejercer sus derechos de forma directa acreditando su identidad frente a la entidad:
Habeas Data
Derecho fundamental a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos.
Actualización y Rectificación
Solicitar la corrección de datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido.
Supresión y Revocación
Solicitar la supresión de datos o revocar la autorización otorgada cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Prueba de Autorización
Solicitar y obtener del Responsable del Tratamiento copia o prueba de la autorización otorgada para el manejo de su información.
04 Tratamiento y Finalidades de los Datos
Garantisa realiza la recolección, almacenamiento, uso y circulación de la información personal de acuerdo con el tipo de titular y atendiendo a las siguientes finalidades de carácter lícito e informado:
Aspirantes, Empleados, Ex-empleados, Núcleo Familiar y Practicantes
- Registro en las bases de datos de la organización.
- Gestión de la hoja de vida (verificación de estudios, referencias laborales y familiares, antecedentes judiciales, etc.).
- Desarrollo de los procesos de selección, evaluación y vinculación laboral.
- Afiliación y reporte de novedades al sistema de seguridad social, pensiones, cesantías y riesgos laborales.
- Gestión administrativa, contable y financiera derivada del contrato laboral.
- Gestión de nóminas, horas extras, bonificaciones, descuentos y/o liquidaciones.
- Programas de formación y capacitación según los roles y responsabilidades.
- Actividades de bienestar y desarrollo integral del colaborador y su núcleo familiar.
- Trámite de procedimientos administrativos internos (procesos disciplinarios, descargos, etc.).
- Desarrollo de convenios comerciales y beneficios corporativos (salario emocional).
- Evaluaciones de desempeño y análisis de competencias.
- Control y registro de horario.
- Prevención de riesgos laborales y exámenes diagnósticos en el marco del SGSST.
- Concesión y control de permisos, licencias y autorizaciones.
- Expedición de certificaciones laborales.
- Atención de requerimientos de entes de control para datos no sensibles.
- Publicación de imágenes o videos con fines institucionales y de publicidad en redes sociales.
- Control de acceso, registro y seguridad física en las instalaciones de la entidad.
- Monitoreo por circuito cerrado de televisión (CCTV) con fines de supervisión y seguridad.
Tratamiento Especial de Datos Sensibles y de Menores
Datos de carácter sensible: Conforme al artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, está estrictamente prohibido el tratamiento de datos sensibles sin el consentimiento expreso y libre del titular. Garantisa solicitará autorización explícita únicamente cuando sea indispensable y con fines previamente definidos (ej. exámenes médicos ocupacionales o biométricos de seguridad).
Datos de menores de edad (Niños y Adolescentes): El tratamiento de datos de menores se efectuará respetando el interés superior y sus derechos fundamentales, contando siempre con la debida autorización de su representante legal (padres, tutores o curadores), garantizando además que su opinión sea valorada según su madurez.
05 Peticiones, Consultas y Reclamos
El área encargada de recibir y atender las solicitudes de los titulares para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar su autorización, es el Departamento de Servicio al Cliente:
Correo Electrónico
Dirección Física
Calle 55A No. 29-53, Bucaramanga, Santander
Canal Web Oficial
A través de la sección de contáctenos en la página principal.
* La solicitud del titular deberá presentarse indicando con claridad su identidad, el objeto de su petición o reclamo, y la dirección física o electrónica para su posterior notificación.
06 Procedimiento y Tiempos de Respuesta
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, garantisa ha establecido los siguientes tiempos de respuesta (SLA) para procesar tus derechos de Habeas Data:
Procedimiento de Consulta
Se utiliza cuando el titular desea conocer qué información personal se encuentra registrada y el tratamiento que se le está dando.
- El término máximo de atención es de 10 días hábiles desde su fecha de recibo.
- Si no es posible responder en este término, se avisará por escrito antes del vencimiento.
- La prórroga máxima en casos excepcionales es de hasta 5 días hábiles adicionales.
Procedimiento de Reclamo
Se aplica cuando se solicita corregir, actualizar o suprimir datos por presunto incumplimiento de deberes legales.
- Plazo máximo de respuesta de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente al recibo.
- Si el reclamo está incompleto, se le requerirá subsanar en los 5 días siguientes. Pasados 2 meses se entenderá como desistido.
- La prórroga en casos complejos es de máximo 8 días hábiles informando previamente al titular.
07 Medidas de Seguridad y Vigencia de la Política
Medidas de Seguridad de la Información
Garantisa cuenta con estrictas medidas técnicas, humanas y administrativas para resguardar los datos personales recolectados frente a cualquier intento de adulteración, pérdida, consulta, utilización o acceso no autorizado de carácter malicioso o fraudulento. El personal que interviene en las tareas comerciales y operativas está obligado al estricto cumplimiento de los acuerdos de confidencialidad de la organización.
Vigencia de las Bases de Datos
Las bases de datos administradas por la entidad tendrán una vigencia equivalente a la estipulada para el cumplimiento de su objeto social en los estatutos corporativos. En caso de actuar como encargado del tratamiento, la vigencia estará sujeta a los contratos de servicios comerciales celebrados con el correspondiente responsable.
Control de Modificaciones del Documento
| Versión | Fecha de Aprobación | Detalles del Cambio Realizado |
|---|---|---|
| 1 | 23/03/2018 | Elaboración y aprobación de la política inicial. |
| 2 | 24/08/2022 | Actualización de las finalidades de tratamiento de datos personales e inclusión del proceso de autorización para el tratamiento. Se retiran los apartes de la Ley 1266 de 2018 para reorientar la política de forma exclusiva al cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. Aprobado por Junta Directiva en Acta No. 0275/2022, decisión 006. |
Anexo: Aviso de Privacidad
FGS Fondo de Garantías S.A., con NIT 804.004.325-3 y domicilio principal en Bucaramanga, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de carácter personal. Le recordamos que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Puede conocer la versión completa de esta política o radicar solicitudes a través del correo servicioalcliente@garantisa.com o la dirección física Calle 55A No. 29-53 de la ciudad de Bucaramanga.
